Гарантийное письмо о продлении гарантийного срока на товар


Гарантийное письмо: образец и рекомендации по составлению

У вас есть вопрос или хотите дать совет другим? Приглашаем на наш форум! Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний.

Продление гарантийного срока

Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки. Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.

ФАЙЛЫ Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует. Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации. Оформление письма Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма.

Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации. Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара. Письмо имеет достаточно простой вид: Обращение к заказчику лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству. Ориентировочные либо точные сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.

Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки. При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.

Что такое гарантийное письмо

Подпись руководителя, печать организации. Возможные причины задержки В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов.

В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов. Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации.

Можно ограничиться общими фразами. Если же адресат недоволен что естественното можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями. Где регистрируется Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер.

Письмо о задержке поставки товара

Так легче будет восстановить ход переписки. Кроме того, отметка в журнале с подписями ответственных за доставку лиц будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.

Гарантийное письмо

Возможная реакция Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному.

Также рекомендуем:
Гарантийный срок на товар не указан

Самый лучший вариант — погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода. Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации.

В этом случае стороны обычно имеют шанс договориться о взаимовыгодных условиях. Заказчик в ответ составляет претензию о возврате денежных средств. Возможно, при удовлетворении этой претензии, стороны возобновят сотрудничество либо заказчик разорвет договор.

Полезно знать:
Отказаться от договора и потребовать возврата уплаченной за товар суммы

Все будет зависеть от конкретных рабочих моментов. Партнер сразу обращается в судебные инстанции. Самый неприятный исход задержки поставки товара, но и самый редкий.

Отстоять свои интересы поможет корректное поведение, аргументированная и доказательная позиция отсутствия вины и пр. Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор и он фактически случилсято поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд.

При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр. Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара — необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу.

Гарантийный срок, его продление и прекращение

Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара. Обоснования Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает: Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.

Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику. Самый действенный метод — выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем.

Похожие публикации

Например, можно указать, что: В будущем логистическая компания которая является причиной задержки будет заменена на другую. Будет введена автоматизация процесса поставок если сбой произошел из-за человеческого фактора. Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения. Срок хранения Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет.

Это касается как первичных документов, так и деловой переписки. Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать. Хотя предоставить их необходимо по первому требованию проверяющих, массивом.

ВИДЕО: Гарантийный срок на товар и его сроки